Edrychwch ar ein hadran Preifatrwydd ar gyfer ein Polisi Preifatrwydd a Diogelu Data llawn.

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i ymgeiswyr am swyddi a gweithwyr presennol a chyn-weithwyr Sustrans.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau am y broses o sut rydym yn trin eich gwybodaeth, cysylltwch â hr@sustrans.org.uk.

Recriwtio yn Sustrans

Beth fydd Sustrans yn ei wneud gyda'r wybodaeth a ddarperir yn ystod y broses recriwtio?

Bydd yr holl wybodaeth a ddarperir yn ystod y broses recriwtio ond yn cael ei defnyddio at ddibenion symud ymlaen â'ch cais, ar gyfer dadansoddi ystadegol, neu i gyflawni gofynion cyfreithiol neu reoleiddiol os oes angen.

Ni fydd Sustrans yn rhannu unrhyw wybodaeth a ddarperir yn ystod y broses recriwtio gydag unrhyw drydydd partïon at ddibenion marchnata nac yn storio unrhyw wybodaeth y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd. Bydd y wybodaeth a ddarperir yn cael ei chadw'n ddiogel gan Sustrans a/neu ein cyflenwyr prosesau data
p'un a yw'r wybodaeth mewn fformat electronig neu ffisegol.

Bydd gwybodaeth a ddarperir yn cael ei defnyddio i restru'r cais yn erbyn y meini prawf ar gyfer y rôl y gwneir cais amdani fel y dangosir yn y fanyleb person sydd ynghlwm wrth ddisgrifiad y swydd.

Pa ddata sydd gan Sustrans ar ymgeiswyr am swyddi?

Mae Sustrans ond yn gofyn am wybodaeth sydd ei hangen i gyflawni'r dibenion datganedig a bydd ond yn cael ei chadw cyhyd ag sy'n angenrheidiol.

i. Cyfnod ymgeisio

Mae Sustrans angen manylion personol gan gynnwys enw a manylion cyswllt ac mae'n gofyn am wybodaeth am brofiad gwaith blaenorol, addysg, dyfarnwyr ac am grynodeb o sgiliau a phrofiad sy'n berthnasol i'r rôl y gwnaed cais amdani.

Bydd gan dîm AD Sustrans fynediad at yr holl wybodaeth hon. Bydd rheolwyr Sustrans sy'n ymwneud â recriwtio yn cael mynediad i'r data sydd ei angen arnynt yn unig i wneud dewis teg a diduedd o ymgeiswyr ar gyfer cyfweliad.

Mae'r modiwl recriwtio ar-lein yn storio'n ddiogel yr holl ffurflenni cais y gellir edrych arnynt gan ddefnyddio cyfrinair unigol. Gofynnir yn awtomatig i ymgeiswyr optio i mewn bob dwy flynedd i gadw eu ffurflenni cais yn y system.

Os nad yw'r ymgeisydd yn defnyddio'r optio i mewn hwn bydd y data yn cael ei ddileu o'r system.

ii. Monitro cyfle cyfartal

Gofynnir i bob ymgeisydd gwblhau gwybodaeth monitro cyfle cyfartal.

Nid yw hyn yn orfodol - os na chaiff ei ddarparu, ni fydd y cais yn cael ei effeithio. Ni fydd y wybodaeth hon ar gael i unrhyw staff y tu allan i AD Sustrans, gan gynnwys rheolwyr sy'n recriwtio, mewn ffordd a all adnabod unrhyw un.

Bydd unrhyw wybodaeth a ddarperir yn cael ei defnyddio i gynhyrchu a monitro ystadegau cyfle cyfartal yn unig.

iii. Rhestr fer

Bydd rheolwyr recriwtio Sustrans yn rhestr fer o geisiadau gan ddefnyddio meini prawf a osodwyd yn erbyn manyleb y person a'r disgrifiad swydd.

Ni fydd rheolwyr sy'n recriwtio yn cael unrhyw ddata personol nac unrhyw wybodaeth cyfle cyfartal a ddarparwyd. Nid yw prosesau recriwtio yn seiliedig ar wneud penderfyniadau awtomataidd.

iv. Cyfweliadau

Unwaith y bydd y rhestr fer wedi'i chwblhau, gwahoddir y rhai a ddewisir i gyfweliad ac efallai y gofynnir iddynt gymryd rhan mewn paratoi cyflwyniad neu gwblhau tasg. Er enghraifft, prawf ysgrifenedig neu electronig.

Bydd cyfwelwyr yn cymryd nodiadau a bydd yr holl nodiadau a gymerir yn y cyfweliad yn cael eu dychwelyd i AD er mwyn sicrhau bod y wybodaeth hon yn cael ei storio'n ddiogel cyn cael ei dinistrio ar ôl yr amserlen y cytunwyd arni.

Mae Sustrans yn gyflogwr cyfle cyfartal ac, yn unol â pholisi cyfle cyfartal / amrywiaeth yr elusen, ymdrechion drwy gydol y broses recriwtio i ddiwallu anghenion penodol unrhyw berson sy'n datgan anabledd fel y'i diffinnir gan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.

Gofynnir i ymgeiswyr ar y rhestr fer roi gwybod i'r tîm AD am unrhyw anghenion penodol.

v. Cynnig cyflogaeth

Pan fydd cynnig amodol o gyflogaeth yn cael ei wneud a'i dderbyn, mae Sustrans yn darparu e-byst a ffurflenni i gynorthwyo i gasglu gwybodaeth bellach sydd ei hangen.

Mae'n ofynnol i Sustrans gadarnhau pwy yw'r staff, cadarnhau eu hawl i weithio yn y Deyrnas Unedig a, lle bo angen, sicrhau cliriad trwy wiriad Datgelu.

Efallai y bydd angen gwiriadau cyn cyflogaeth eraill yn dibynnu ar natur benodol y rôl (e.e. gwiriadau credyd neu dwyll).

Lle bo angen, bydd yr elusen yn rhoi datganiad clir i unigolion o
Y rhesymau dros ofyn am y data.

Bydd angen darparu prawf hunaniaeth a hawl i weithio yn y DU drwy gynhyrchu dogfennaeth wreiddiol, h.y. pasbort, bydd copi ohono'n cael ei gymryd gan y rheolwr llinell a'i storio'n ddiogel gan y tîm Adnoddau Dynol.

Mae pob cynnig swydd yn amodol ar dderbyn geirda boddhaol.

Nid yw Sustrans yn gofyn yn benodol i ddarpar weithwyr a oes ganddynt gofnod troseddol.

Efallai y gofynnir i'r rhai sy'n cael eu cyfweld am swyddi ym maes Cyllid, TG, Codi Arian neu Adnoddau Dynol, neu lle bydd y rôl yn cynnwys trin arian parod yn rheolaidd, neu lle mae'r rôl yn gweithio ar brosiect tymor byr, ddatgelu unrhyw 'euogfarnau sydd heb eu disbyddu' neu lofnodi Cytundeb Cyfrinachedd.

Bydd angen i unrhyw un sy'n cael cynnig cyflogaeth i rôl sy'n gweithio gyda phlant, pobl ifanc (o dan 18 oed) neu oedolion agored i niwed gynnal gwiriad Datgelu Uwch naill ai drwy'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS), Access NI neu Disclosure Scotland.

Bydd Sustrans yn talu am y gwiriad hwn ac am y tanysgrifiad diweddaru blynyddol (lle bo ar gael). Bydd ffurflenni yn cael eu darparu y bydd angen eu llenwi'n ofalus er mwyn galluogi'r gwiriad datgelu i ddigwydd.

Mae hyn yn orfodol a bydd y cynnig o gyflogaeth yn amodol ar ddychwelyd boddhaol o'r corff perthnasol.

vi. Holiadur Iechyd Cyn-gyflogaeth

Gofynnir i unrhyw un sy'n cael cynnig cyflogaeth gan Sustrans lenwi holiadur iechyd cyn cyflogaeth. Bydd yr holiadur hwn yn cael ei ddarparu drwy ddarparwr Iechyd Galwedigaethol Sustrans unwaith y bydd cynnig cyflogaeth wedi'i wneud.

Mae'r holiadur hwn ar waith i sicrhau bod Sustrans yn cymryd camau cadarnhaol ynghylch sut y gallai eu hamodau gwaith effeithio ar iechyd unrhyw un.

Nid yw data a ddarperir ar y ffurflen yn cael ei rannu â Sustrans ac fe'i prosesir yn ddiogel ac yn gyfrinachol gan y darparwr Iechyd Galwedigaethol.

Nid yw hyn yn orfodol ond os na chaiff ei gwblhau gall rwystro gallu Sustrans i ystyried unrhyw effaith ar iechyd.

vii. Ar ôl i gyflogaeth gael ei gadarnhau

Bydd Sustrans yn gofyn am y canlynol:

• Manylion cyfrif banc – i brosesu taliadau cyflog.
• P45 / HRMC Rhestr Wirio.
• Cais pensiwn neu ffurflen optio allan.
• Manylion cyswllt brys - rhag ofn bod argyfwng yn y gwaith.
• Datganiad ynghylch unrhyw wrthdaro buddiannau posibl, cedwir yr wybodaeth ar ffeiliau personol.
• Ar gyfer rolau lle bo hynny'n briodol, datganiad cyfrinachedd wedi'i lofnodi.

Bydd data personol a gesglir yn ystod y broses recriwtio yn cael ei drosglwyddo i ffeil bersonél a'i gadw'n gyfrinachol trwy gydol y gyflogaeth.

Storio data personol ar ein system olrhain ymgeiswyr

Pan wneir cais am swydd i Sustrans, boed yn llwyddiannus neu'n aflwyddiannus, mae gan yr ymgeisydd yr opsiwn i storio rhywfaint o ddata personol ar ein system er mwyn hwyluso'r cais gael ei gynnwys ym mhrosesau pellach Sustrans.

Er mwyn monitro proses recriwtio Sustrans yn effeithiol a sicrhau bod y safonau gofynnol yn cael eu bodloni o amgylch cyfle cyfartal, bydd unrhyw ddata amrywiaeth a ddarperir yn cael ei storio fel y gall Sustrans gynnal adroddiadau dienw ar amrywiaeth yr holl ymgeiswyr sy'n ymgeisio am rolau yn yr elusen.

Mae Sustrans yn prosesu'r data hwn yn unol â buddiannau cyfreithlon i wella arferion recriwtio yn barhaus a sicrhau cydymffurfiaeth â Deddf Cydraddoldeb 2010.

Cyflogaeth yn Sustrans

Pa ddata sydd gan Sustrans ar weithwyr presennol?

Mae data personol am staff Sustrans yn cael ei gadw ar bapur ac ar ffurf electronig.

Defnyddir y wybodaeth hon i weinyddu contractau cyflogaeth, cyflogres, pensiynau, hyfforddiant ac arfarniad, monitro cyfle cyfartal a rheoli mynediad at wasanaethau amrywiol, megis TG.

Cedwir data electronig ar gronfa ddata Adnoddau Dynol (Cascade) a gynhelir yn fewnol ac mewn system cofnodi amser (FocalPoint).

Mae gwybodaeth copi caled fel llythyrau a chontractau wedi'u llofnodi yn cael eu storio mewn cypyrddau diogel yn ein hadran Adnoddau Dynol yn ein swyddfeydd yn 2 Sgwâr y Gadeirlan ym Mryste.

Beth sy'n digwydd ar ddiwedd eich cyflogaeth?

Bydd y wybodaeth a ddarperir i Sustrans yn cael ei chadw fel rhan o ffeil bersonol drwy gydol unrhyw gyflogaeth. Ar ddiwedd y contract cyflogaeth, bydd yr wybodaeth hon wedyn yn cael ei harchifo a'i chadw'n ddiogel am 7 mlynedd.

Mae hyn yn cynnwys copïau o ohebiaeth, tystysgrifau addasrwydd i waith, cofnodion o unrhyw wiriadau a chyfeiriadau diogelwch.

Bydd datganiadau y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn cael eu dinistrio ar ddiwedd y contract cyflogaeth neu ar ôl 3 blynedd o'r dyddiad cyhoeddi, yn dibynnu ar ba ddyddiad y cyrhaeddir yn gyntaf.

Nid yw gwybodaeth monitro cyfle cyfartal yn cael ei chadw mewn unrhyw ffeil bersonol ac mae'n cael ei storio'n ddiogel, ar gael i aelodau awdurdodedig y tîm AD yn unig.

Bydd data penodol a gedwir ar gofnodion staff electronig yn Rhaeadr, er enghraifft, dyddiadau cyflogaeth, rolau a gyflawnir tra yn yr elusen, dyddiad y dystysgrif datgelu a rhif a gwybodaeth arall sy'n angenrheidiol i ddarparu cyfeiriadau yn ôl yr angen, neu sy'n ofynnol at ddibenion archwilio yn cael eu cadw am 7 mlynedd.

Ar ddiwedd y contract cyflogaeth, bydd y rhan fwyaf o'r data personol a ddelir, er enghraifft, cyfeiriad cartref a manylion cyswllt, cyswllt brys, absenoldeb, manylion gwybodaeth i'r teulu, yn cael eu dileu.

Pa gofnodion dysgu a datblygu sydd gan Sustrans?

Mae'r holl staff newydd yn cael sesiwn sefydlu leol gyda'u rheolwr llinell neu aelod priodol o'r staff.

Bydd hyn yn cynnwys cwblhau rhestr wirio sefydlu gyffredinol a Chynllun Datblygu Cychwynnol Newydd / Matrics Hyfforddi – mae'r dogfennau hyn hefyd yn berthnasol i'r staff hynny sy'n newid swyddi yn fewnol.

Mae'r dogfennau wedi'u cwblhau i'w hanfon at AD a Dysgu a Datblygu a bydd eu derbynneb yn cael eu cofnodi.

Mae'n ofynnol i'r holl staff gwblhau nifer o fodiwlau hyfforddi ar-lein ar faterion fel Iechyd a Diogelwch, Diogelu, Diogelu Data, EDI a Sustrans Brand o fewn yr wythnosau cyntaf ar ôl dechrau cyflogaeth yn Sustrans.

Ar gyfer rolau lle bo hynny'n briodol, mae hyfforddiant ychwanegol ar gael yn fewnol ac yn allanol. Mae AD Sustrans yn cadw cofnodion o hyfforddiant staff.

A yw Sustrans yn rhannu fy data personol gydag unrhyw sefydliadau eraill?

Er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth cyflogaeth a chynorthwyo i lesiant yr holl weithwyr, mae rhywfaint o ddata personol staff Sustrans yn cael ei rannu â nifer cyfyngedig o gyflenwyr prosesydd data trydydd parti dibynadwy, gweler Atodiad 1 am enghreifftiau.

Rhennir gwybodaeth hefyd gyda Chyllid a Thollau EM a gellir ei rhannu hefyd ag awdurdodau eraill pan fydd yn ofynnol yn gyfreithiol i Sustrans wneud hynny.

Defnyddio proseswyr data

Mae cyflenwyr prosesau data yn drydydd partïon sy'n darparu elfennau o'r systemau recriwtio ac Adnoddau Dynol y mae Sustrans yn eu defnyddio.

Ni fydd gwybodaeth bersonol a gedwir ar ran Sustrans yn cael ei rhannu ag unrhyw sefydliad ar wahân i Sustrans. Bydd yn cael ei gadw'n ddiogel a'i gadw am y cyfnod fel y cyfarwyddir gan Sustrans.

Gellir dod o hyd i fanylion ein proseswyr data a'n dolenni i'w datganiadau preifatrwydd eu hunain yn Atodiad 1.

Atodiad 1: Rhestr o Broseswyr Data Cymeradwy

Everwell Iechyd Galwedigaethol

Darperir gwasanaeth iechyd galwedigaethol i Sustrans gan Everwell Occupational Health.

Unwaith y bydd cynnig o gyflogaeth yn cael ei wneud, anfonir dolen at holiadur iechyd i ddechreuwyr newydd a fydd yn helpu Sustrans i benderfynu a yw'r unigolyn yn ffit i ymgymryd â'r gwaith a gynigir, neu os oes angen unrhyw addasiadau i'r amgylchedd gwaith neu'r systemau a ddefnyddir. Cynghorir Sustrans
Felly.

Mae'r holiaduron yn cael eu cyflwyno'n uniongyrchol i Everwell Occupational Health, nid i Sustrans.

Bydd y wybodaeth a ddarperir yn cael ei chadw yn gwbl gyfrinachol gan Everwell Occupational Health a fydd yn rhoi tystysgrif ffit i weithio i Sustrans neu adroddiad gydag argymhellion. Mae'r holiadur hwn ar waith i sicrhau bod Sustrans yn cymryd camau cadarnhaol ynghylch sut y gallai eu rôl newydd effeithio ar iechyd yr unigolyn.

Os oes angen asesiad iechyd galwedigaethol, mae'n debygol y bydd Iechyd Galwedigaethol Everwell yn gwneud hyn.

Rhaeadru

Bydd manylion perthnasol am holl staff Sustrans yn cael eu storio ar gronfa ddata gweithwyr a ddarperir gan Cascade. Bydd hyn yn cynnwys enw, dyddiad geni, cyfeiriad, manylion banc, Rhif Yswiriant Gwladol a chyflog.

Mae'r data'n cael ei gynnal yn ddiogel ar rwydwaith Sustrans ac nid yw'n cael ei drosglwyddo y tu allan i'r elusen.

Darllenwch eu hysbysiad preifatrwydd.

Cyrraedd - system olrhain ymgeiswyr

I'r rhai sy'n gwneud cais am swydd yn Sustrans, bydd y data personol a ddarperir yn cael ei storio ar y system olrhain ymgeiswyr a ddarperir gan Reach.

Bydd hyn yn cynnwys cymwysterau, profiad, enw, cyfeiriad, e-bost a manylion cyswllt dros y ffôn, h.y. yr holl wybodaeth a ddarparwyd ar adeg cyflwyno'r cais.

Edrychwch ar eu hysbysiad preifatrwydd llawn.

Asiantaethau recriwtio

Ar gyfer swyddi gwag uwch, mae Sustrans weithiau'n gofyn am gymorth asiantaethau recriwtio.

Bydd asiantaethau'n casglu gwybodaeth a/neu CVs y cais ac efallai y byddant yn gofyn i holiadur gael ei gwblhau a ddefnyddir i asesu addasrwydd ar gyfer y rôl y gwneir cais amdani.

Cyn comisiynu asiantaeth i arwain ymgyrch recriwtio, bydd Sustrans yn cymryd camau i adolygu ei pholisi preifatrwydd ac yn sicrhau eu bod yn cydymffurfio â thelerau'r polisi hwn.

Moodle

Mae ein hadnodd hyfforddi ar-lein Suslearn yn cael ei bweru gan Moodle. Mae'r system hon yn storio ychydig bach o ddata personol ar Moodle i alluogi staff i fewngofnodi o'r tu allan i'r sefydliad a chwblhau cyrsiau hyfforddi.

Mae'r data a gedwir ar Moodle yn cynnwys cyfeiriadau e-bost gwaith, enwau a manylion cyrsiau hyfforddi a gwblhawyd.

Darllenwch hysbysiad preifatrwydd llawn Moodle.

Morgan's Financial Group Limited

Mae Morgan's yn darparu cyngor pensiwn i Sustrans a'i staff a dyma'r brocer sy'n delio â darparwr Cynllun Pensiwn Personol y Grŵp.

Er mwyn rheoli pensiynau staff, bydd Morgan's yn cael data personol angenrheidiol gan gynnwys; enw llawn, dyddiad geni, cyflog, rhif NI, statws priodasol, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, galwedigaeth.

Rhennir y data a ddarperir gyda'r darparwr pensiwn (e.e. Gweddwon yr Alban) er mwyn gweinyddu'r buddion.

Edrychwch ar eu polisi preifatrwydd.

Sefydliadau Datgelu

Mae'r tri sefydliad canlynol yn gyrff llywodraethol y mae'n ofynnol i Sustrans gyfnewid gwybodaeth er mwyn cyflawni ei rwymedigaethau diogelu.

Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (Cymru a Lloegr)

Mae'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn helpu cyflogwyr i wneud penderfyniadau recriwtio mwy diogel ac atal pobl anaddas rhag gweithio gyda grwpiau agored i niwed, gan gynnwys plant.

Maent yn gyfrifol am:

• prosesu ceisiadau unigol am wiriadau cofnodion troseddol (gwiriadau DBS)
• penderfynu a yw'n briodol i berson gael ei osod ar restr waharddedig neu ei dynnu oddi arno
• gosod neu dynnu pobl o restr gwahardd plant DBS a rhestr wahardd oedolion ar gyfer Cymru, Lloegr a Gogledd Iwerddon.

Edrychwch ar eu Siartr Gwybodaeth Bersonol.

AccessNI (Gogledd Iwerddon)

Mae AccessNI yn ymgymryd â gwiriadau sylfaenol, safonol a gwell unigol. Mewn siec, mae cofnodion troseddol a rhybuddion yn cael eu datgelu, sy'n briodol i lefel y siec.

Mae angen Gwiriadau Uwch lle bydd gweithiwr/gwirfoddolwr yn gweithio neu'n gwirfoddoli mewn rôl sy'n darparu gwasanaethau i neu'n cael goruchwyliaeth a chyswllt agos a rheolaidd â phlant a/neu oedolion agored i niwed.

Darllenwch eu Polisi Preifatrwydd.

PVG – Diogelu Grwpiau Agored i Niwed (Yr Alban)

Mae'r cynllun aelodaeth Diogelu Grwpiau Hyglwyf (PVG) yn cael ei reoli a'i gyflawni gan Disclosure Scotland.

Mae'n helpu i sicrhau na all pobl y mae eu hymddygiad yn eu gwneud yn anaddas i weithio gyda phlant a/neu oedolion gwarchodedig, wneud 'gwaith rheoleiddiedig' (h.y. angen ei ddatgelu) gyda'r grwpiau bregus hyn. Pan fydd rhywun yn gwneud cais i ymuno â'r Cynllun PVG, mae Disclosure Scotland yn cynnal gwiriadau cofnodion troseddol ac yn rhannu'r canlyniadau gydag unigolion a sefydliadau.

Mae'r broses ymgeisio yn cynnwys casglu cofnodion troseddol a gwybodaeth berthnasol arall. Gellir rhannu hyn gyda'r cyflogwr sy'n darparu gwaith rheoledig.

Edrychwch ar eu Polisi Preifatrwydd.

Mae'r ddau sefydliad canlynol yn gyrff 'ymbarél' sy'n prosesu ceisiadau datgelu. Maent yn gweithredu fel cyfryngwr rhwng Sustrans a'r tri chorff llywodraethol a restrir uchod.

Gwasanaethau Datgelu

Y Gwasanaethau Datgelu yw'r sefydliad sy'n prosesu holl wiriadau datgelu staff Sustrans a gwiriadau gwirfoddoli ar gyfer Cymru, Lloegr a Gogledd Iwerddon yn unig.

Corff e-Ymbarél ydyn nhw sy'n prosesu gwiriadau cofnodion troseddol sylfaenol, safonol a gwell electronig ar gyfer Cymru, Lloegr a Gogledd Iwerddon, ac aelodaeth Cynllun Diogelu Grwpiau Hyglwyf (PVG) ar gyfer yr Alban.

Maent yn cynorthwyo Sustrans i wneud penderfyniadau recriwtio gwybodus sy'n bodloni gofynion rheoleiddio a chydymffurfio, gan liniaru'r risg i gleientiaid, defnyddwyr gwasanaeth a gweithwyr.

Mae'r Gwasanaethau Datgeliadau wedi cyflawni safon ryngwladol Rheoli Ansawdd (QM) ISO9001:2008 ac mae wedi cael ei archwilio'n llwyddiannus i safonau diogelwch rhyngwladol y diwydiant ar gyfer Systemau Rheoli Diogelwch Gwybodaeth
(ISMS) safon ISO27001: 2005.

Darllenwch eu Hysbysiad Preifatrwydd llawn.

Gwasanaethau Datgelu Volunteer Scotland

Mae'n ofynnol i Sustrans gan PVG (Diogelu Grwpiau Bregus) yr Alban ddefnyddio Gwasanaethau Datgelu Volunteer Scotland i brosesu ein ceisiadau PVG gwirfoddol.

Mae Volunteer Scotland Disclosure Services yn elusen gofrestredig.

Edrychwch ar eu Hysbysiad Preifatrwydd.