Hysbysiad preifatrwydd i gefnogwyr Sustrans

Diweddarwyd 21 Medi 2022

Two women on bikes in Manchester

  
Ynglŷn â'r dudalen hon

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn darparu'r holl wybodaeth y mae angen i chi ei wybod am sut rydym yn casglu ac yn defnyddio data am gefnogwyr Sustrans.

Gallwch ddefnyddio'r rhestr isod i neidio i adran benodol.

  

Pa wybodaeth rydyn ni'n ei chasglu am gefnogwyr

Cesglir gwybodaeth bersonol yn uniongyrchol gennych pan fyddwch yn rhyngweithio â Sustrans. Er enghraifft:

  • wrth roi rhodd
  • Prynu rhywbeth o'n siop
  • Anfon neu dderbyn e-bost
  • Gwneud ymholiad
  • ymweld â'n gwefan
  • Cymryd rhan mewn digwyddiad
  • neu wrth gofrestru ar gyfer ein cylchlythyr.

Gellir casglu gwybodaeth yn bersonol, dros y ffôn, trwy ein gwefan, ein sianeli cyfryngau cymdeithasol neu o rywbeth rydych wedi'i bostio atom.

Bydd y wybodaeth sydd gennym fel arfer yn cynnwys rhywfaint o'ch enw, eich cyfeiriad post ac e-bost neu'r cyfan ohono, a'ch rhif ffôn a gall gynnwys gwybodaeth fel eich manylion banc os ydych yn ein cefnogi'n ariannol.

Efallai y byddwn hefyd yn cofnodi a ydych yn dweud wrthym eich bod yn aelod o grŵp neu glwb sy'n ein cefnogi.

Weithiau byddwn yn derbyn gwybodaeth amdanoch o ffynonellau eraill (gan gynnwys ffynonellau cyhoeddus), eglurir hyn yn yr adran 'Sut y gallem ddefnyddio gwybodaeth gefnogwyr'.

  

Sut y gallem ddefnyddio gwybodaeth am gefnogwyr

Prosesu rhoddion a phrynu

Pan fyddwch yn gwneud rhodd neu daliad arall i Sustrans, byddwn yn defnyddio'ch manylion cyswllt i brosesu'r taliad ac yn cymryd unrhyw gamau gweinyddol dilynol sydd eu hangen (er enghraifft, anfon diolch neu roi gwybod i chi fod taliad wedi methu).

Yn yr amgylchiadau gweinyddol hyn, efallai y byddwn yn cysylltu â chi drwy e-bost, ffôn neu drwy ysgrifennu atoch a gallai'r rhain fod yn ddefnydd eithriadol o'ch manylion cyswllt, er enghraifft, os ydych wedi optio allan o farchnata a chodi arian.

Os byddwch yn dweud wrthym y gallwn hawlio Cymorth Rhodd ar y rhoddion a wnewch i ni, yna byddwn hefyd yn gofyn am eich cyfeiriad a statws trethdalwr y DU gan fod y wybodaeth hon yn ofynnol yn ôl y gyfraith.

Gallwch ddarllen mwy am sut mae Cymorth Rhodd yn gweithio. Mae angen yr wybodaeth hon er mwyn i ni gyflawni ein rhwymedigaethau o dan dreth (adrannau 413 i 430 Deddf Treth Incwm 2007) a chyfraith elusennau. Rhaid cadw gwybodaeth sy'n gysylltiedig â datganiadau Cymorth Rhodd am saith mlynedd.

Bydd y wybodaeth hon yn cael ei rhannu â CThEM at ddibenion rheoleiddio trethi a gellir ei rhannu hefyd gyda'r Rheoleiddiwr Codi Arian a'r Comisiwn Elusennau os bydd ymholiad neu ymchwiliad.
  

Ymateb i ymholiadau

Os byddwch yn cysylltu â ni gyda chwestiwn, sylw, canmoliaeth neu gŵyn, yna byddwn yn cadw cofnod o'r ohebiaeth hon ac unrhyw ddogfennau cysylltiedig fel bod gennym y wybodaeth sydd ar gael os bydd dilyniant, anghydfod neu ymchwiliad.

Weithiau mae'n braf i ni rannu'r sylwadau (yn enwedig canmoliaeth) yr ydym yn eu derbyn yn gyhoeddus, ond ni fyddwn yn gwneud hyn gyda'ch un chi oni bai ein bod yn cael eich caniatâd penodol yn gyntaf.
  

Rhoi gwybod i gefnogwyr am newidiadau i'n harferion

Os byddwn yn gwneud newidiadau sylweddol i'n harferion a allai effeithio arnoch chi, byddwn yn defnyddio eich manylion cyswllt i'ch hysbysu o'r newidiadau.
  

Gofyn am wybodaeth os yw cefnogwyr yn cymryd rhan yn ein digwyddiadau

Os byddwch yn cymryd rhan mewn digwyddiad yr ydym wedi'i drefnu, efallai y byddwn yn gofyn i chi ddarparu gwybodaeth i sicrhau y gallwn reoli'r digwyddiad yn ddiogel ac yn effeithlon.

Efallai y byddwn hefyd yn gofyn i chi am fanylion unrhyw anghenion hygyrchedd sydd gennych fel y gallwn sicrhau bod ein digwyddiad yn gynhwysol, ac yn unol â darpariaethau Deddf Cydraddoldeb 2010.

Os ydych chi'n cymryd rhan mewn digwyddiad a drefnir gan barti allanol neu'n cyfrannu drwy brosesydd fel JustGiving, yna gall y prosesydd eich gwybodaeth gael ei throsglwyddo i ni.

Byddwn ond yn ei ddefnyddio at ddibenion codi arian a marchnata os ydych wedi rhoi eich caniatâd ar gyfer hyn.

Efallai y byddwn yn defnyddio'ch gwybodaeth i'ch gwahodd i gymryd rhan mewn ffyrdd newydd, codi arian a thyfu ein sylfaen gefnogwyr.

Fodd bynnag, gallwch ofyn i ni roi'r gorau i wneud hyn ar unrhyw adeg a byddwn yn anrhydeddu eich dymuniadau yn unol â hynny.

Cysylltwch â'n Tîm Gofal Cefnogwr trwy anfon e-bost at supporters@sustrans.org.uk.

   

Codi arian a marchnata

Mae'r deunyddiau codi arian a marchnata y gallem eu rhannu gyda chi yn cynnwys:

  • gwybodaeth am ein gwaith a'n prosiectau a'u heffaith
  • ein hapeliadau codi arian
  • digwyddiadau
  • Siop ar-lein
  • a ffyrdd eraill y gallwch ymuno â ni.

Pan fyddwch wedi rhoi eich cyfeiriad post, e-bost neu rif ffôn, byddwn yn anfon y wybodaeth hon atoch trwy'r dulliau hyn oni bai eich bod wedi gofyn i ni beidio â gwneud hynny.

Gallwch roi gwybod i ni ar unrhyw adeg os byddai'n well gennych newid sut rydym yn rhannu'r wybodaeth hon gyda chi neu ei hatal yn gyfan gwbl.

Cysylltwch â'n Tîm Gofal Cefnogwr yn supporters@sustrans.org.uk.

Os ydych yn derbyn ein e-gylchlythyrau, gallwch hefyd ddefnyddio'r ddolen dad-danysgrifio i'w hatal.

Ni fyddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol am fwy o amser nag sy'n angenrheidiol at y dibenion y mae'n cael ei phrosesu ar eu cyfer (yn unol â'n Polisi Preifatrwydd a Diogelu Data).

Os byddwch yn gofyn i ni beidio â chysylltu â chi, byddwn yn cadw rhywfaint o wybodaeth sylfaenol amdanoch chi ar ein rhestr atal er mwyn osgoi anfon deunyddiau diangen atoch yn y dyfodol.

  

Targedu ein cyfathrebiadau ac ymchwilio i'n cefnogwyr

Mae gennym ddyletswydd i sicrhau ein bod yn buddsoddi'ch rhoddion yn ddoeth ac mae hynny'n golygu gwneud rhywfaint o ymchwil a dadansoddiad sylfaenol i lywio ein penderfyniadau.

Rydym am anfon y negeseuon mwyaf effeithiol y gallwn yn y ffyrdd mwyaf effeithlon posibl.

Er mwyn gweithio allan gyda phwy i gysylltu, beth i'w ddweud a phryd i gysylltu, rydym yn gwneud y canlynol:

Dadansoddi sut mae e-byst yn cael eu hagor a'u darllen

Rydym yn olrhain negeseuon e-bost yr ydym wedi'u hanfon atoch i weld pa negeseuon sydd â'r cyfraddau ymateb uchaf ac a oes negeseuon sy'n atseinio gyda grwpiau penodol o bobl.

Rydym yn gwneud hyn trwy gofnodi a yw negeseuon e-bost a anfonwn wedi cael eu hagor, eu dileu a'u rhyngweithio â nhw (er enghraifft, trwy glicio ar ddolenni yn yr e-byst).

Er mai dim ond i edrych ar batrymau cyffredinol y byddwn yn defnyddio'r wybodaeth hon, mae'n dal i fod yn ddata personol oherwydd ei fod wedi'i gysylltu â'ch cyfeiriad e-bost.

Segmentu

Dyma lle rydyn ni'n dadansoddi gwybodaeth fel eich cod post, y patrymau rydych chi'n gwneud rhoddion ynddynt a sut rydych chi'n eu gwneud.

Mae hyn yn ein helpu i deilwra cyfathrebiadau priodol i chi, yn ogystal â gwella eich profiad fel cefnogwr Sustrans drwy osgoi anfon gwybodaeth atoch y credwn y gallai fod yn amherthnasol.

Rydym yn ymgymryd ag ymchwil sylfaenol, cyfreithiol ac anymwthiol mewnol ar nifer fach o gofnodion i'n helpu i adnabod pobl a allai ein cefnogi gydag anrheg fwy neu sydd â'r dylanwad i hyrwyddo ein hachos.

  

Ychwanegu gwybodaeth nad ydym wedi'i rhoi yn uniongyrchol i gofnodion cefnogwyr

Efallai y byddwn yn ychwanegu at neu ddiweddaru eich cofnod gyda gwybodaeth o ffynonellau sydd ar gael i'r cyhoedd.

  • Gall hyn gynnwys gwybodaeth sy'n gysylltiedig â chyfeiriadau megis cywiro cyfeiriad post anghywir neu hen, ffynhonnell - Post Brenhinol / Newid Cyfeiriad Cenedlaethol (NCOA- Post Brenhinol)
  • Gwybodaeth o gofrestrau marwolaeth, ffynhonnell (Mortascreen / Gofrestr Genedlaethol yr Ymadawedig)
  • Y wybodaeth a grybwyllir yn yr adran 'Targedu ein cyfathrebiadau ac ymchwilio i'n cefnogwyr'.

Mae'r gweithgareddau hyn yn rhan hanfodol o gadw cefnogaeth i'n gwaith i fynd.

Gallwch ofyn am fwy o wybodaeth am y gweithgareddau hyn neu newid eich dewisiadau ar unrhyw adeg drwy gysylltu â'n Tîm Gofal Cefnogol ar supporters@sustrans.org.uk.

  

Rydym yn defnyddio gwybodaeth am gefnogwyr i orfodi a chydymffurfio â'r gyfraith

Efallai y bydd angen i ni rannu neu ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol os yw'n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Er enghraifft, mewn ymateb i warant neu orchymyn llys ac efallai y byddwn yn defnyddio gwybodaeth o ffynonellau eraill at ddibenion atal twyll, i gydymffurfio â rheoliadau gwyngalchu arian neu i amddiffyn hawliau, eiddo neu ddiogelwch pobl.

Os gwneir rhai lefelau o roddion, mae Cod Ymarfer Codi Arian y Rheoleiddiwr Codi Arian yn ei gwneud yn ofynnol i ni, a phob elusen yn y DU, gynnal gwiriadau.

Mae mwy o fanylion ar gael ar wefan y Fundraising Regulator.

  

Pwy mae Sustrans yn rhannu gwybodaeth bersonol â pham a pham

Rydym yn addo gwneud pob ymdrech resymol i gadw'ch manylion yn ddiogel a byddwn ond yn eu rhannu â chyflenwyr neu asiantau proffesiynol sy'n gweithio ar ein rhan, er enghraifft, sefydliadau codi arian proffesiynol sy'n anfon ein hapeliadau codi arian.

Rydym yn dewis y partneriaid hyn yn ofalus a byddwn ond yn rhannu gwybodaeth gyda nhw os ydym yn hyderus y byddant yn ei diogelu ac mae gennym gontract ar waith gyda nhw sy'n sicrhau hyn.

Mae'r cyflenwyr a'r asiantau proffesiynol yr ydym yn gofyn iddynt brosesu eich gwybodaeth bersonol ar ein rhan, yn ymgymryd â gwasanaethau gan gynnwys danfon post post, gwneud galwadau ffôn i'n Cefnogwyr, anfon negeseuon e-bost, prosesu taliadau cardiau credyd a dadansoddi ein gwybodaeth Cefnogwyr (fel yr amlinellir uchod).

Rydym yn gwneud hyn oherwydd ei fod yn aml yn effeithlon o ran amser ac arian ac yn cadw ein hadnoddau gwerthfawr.

Ni fyddwn byth yn rhannu eich manylion â sefydliadau eraill i'w defnyddio at eu dibenion eu hunain, ac eithrio pan fydd yn ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Ni fydd, o dan unrhyw amgylchiadau, yn rhannu nac yn gwerthu eich gwybodaeth bersonol i unrhyw drydydd parti at ddibenion marchnata ac ni fyddwch yn derbyn cynigion gan gwmnïau neu sefydliadau eraill o ganlyniad i chi roi eich manylion i ni.

Mae rhai sefydliadau trydydd parti yn casglu gwybodaeth ar ein rhan yn ogystal ag at eu defnydd eu hunain.

Efallai y byddwn yn derbyn eich manylion personol gan sefydliadau eraill at ein dibenion codi arian a marchnata pan fyddwch wedi cydsynio i'r wybodaeth hon gael ei rhannu, er enghraifft, dim ond rhoi.

Mae gan y sefydliadau hyn eu polisïau diogelu data a phreifatrwydd eu hunain, ac rydym yn eich annog i wneud eich hun yn ymwybodol o'r rhain cyn cofrestru.

  

Cwrdd â disgwyliadau cefnogwyr

Rydym yn cymryd camau cydbwyso trylwyr, yn unol â chanllawiau'r Sefydliad Codi Arian, i sicrhau bod yr hyn a wnawn yn gymesur â'r buddion y gallai Sustrans eu disgwyl o weithgaredd penodol.

Rydym yn gwirio nad yw'r hyn a wnawn yn rhy ymwthiol nac yn niweidiol i chi o gwbl ac na fyddai'n fwy na'r disgwyliadau rhesymol a allai fod gennych gennym ni.

Gallwch newid y ffordd y caiff eich data ei ddefnyddio ar unrhyw adeg drwy gysylltu â ni a rhoi gwybod i ni beth yw eich dymuniadau.

Byddwn yn eich atgoffa o bryd i'w gilydd yn y dyfodol ein bod yn prosesu eich data ac yn rhoi cyfleoedd pellach i chi gofrestru unrhyw wrthwynebiadau.

Rydym yn monitro'r adborth a dderbyniwn i 'wiriad synhwyro' yn rheolaidd ac yn adolygu ein harferion fel ein bod yn profi ein dealltwriaeth o'r hyn a allai fod yn ymwthiol neu'n annisgwyl.

Rydym hefyd yn ymgorffori arferion gorau'r sector fel ein bod yn gwneud penderfyniadau synhwyrol sy'n seiliedig ar synnwyr cyffredin a'ch diddordebau, yn hytrach nag ardaloedd llwyd a bylchau

Byddwn yn parhau i ddarparu'r polisi preifatrwydd clir a thryloyw hwn sy'n esbonio'r hyn a wnawn a pham rydym yn ei wneud mewn ffordd synhwyrol ac agored.

Os a phryd y byddwn yn gwneud newidiadau i'r polisi hwn a allai effeithio arnoch chi, byddwn yn rhoi cyhoeddusrwydd iddynt ac yn rhoi cyfle i chi siarad â ni.

  

Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu os oes angen mwy o wybodaeth arnoch, e-bostiwch ein Tîm Gofal Cefnogwr ar supporters@sustrans.org.uk.