Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i ymgeiswyr gwirfoddol a gwirfoddolwyr presennol a chyn-wirfoddolwyr Sustrans.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau am sut rydym yn trin eich gwybodaeth, cysylltwch â thîm y Gwirfoddolwyr yn volunteers-uk@sustrans.org.uk.

Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'r wybodaeth y mae gwirfoddolwyr yn ei darparu i ni?

Bydd y wybodaeth a ddarperir gan wirfoddolwyr ar eu ffurflen gais yn cael ei defnyddio at ddibenion ymwneud gwirfoddolwyr â Sustrans yn unig, gan gynnwys symud ymlaen â'ch cais; rhoi cyfrif i chi ar ein system rheoli gwirfoddolwyr, Assemble; ein cronfa ddata cefnogwyr ehangach, Donorflex; ein platfform dysgu ar-lein, Moodle; a'n system ecomms, Charity Digital Mail.

Gellir ei ddefnyddio hefyd ar gyfer dadansoddi ystadegol ac i gyflawni gofynion cyfreithiol neu reoleiddiol.

Mae Sustrans wedi ymrwymo i ddiogelu eich preifatrwydd ac rydym yn cydymffurfio'n llawn â deddfwriaeth Diogelu Data. Efallai y byddwn yn rhannu eich manylion gyda chyflenwyr trydydd parti dethol (proseswyr data) a ddewiswyd yn ofalus sy'n gweithio ar ran Sustrans.

Ar wahân i hynny, byddwn ond yn rhannu eich data personol pan fyddwch yn rhoi eich caniatâd penodol i ni wneud hynny, neu pan fo angen cyfreithiol. Mae gennych hawl i gael mynediad at y data sydd gennym amdanoch chi ar unrhyw adeg.

Bydd y wybodaeth a ddarperir gan wirfoddolwyr yn cael ei chadw'n ddiogel gennym ni a/neu ein proseswyr data yn unol â deddfwriaeth diogelu data, p'un a yw'r wybodaeth yn cael ei chadw mewn fformat electronig neu ffisegol. Byddwn yn defnyddio'r manylion cyswllt y mae gwirfoddolwyr yn eu darparu i gysylltu â nhw mewn perthynas â'u cyfranogiad gwirfoddoli.

Os yw gwirfoddolwr yn gwneud cais am swydd wag i wirfoddolwyr, byddwn yn defnyddio'r wybodaeth a ddarperir yn y broses ymgeisio i baru'r gwirfoddolwr â'r cyfleoedd gwirfoddoli mwyaf priodol ac i'n helpu i asesu addasrwydd yr unigolyn ar gyfer y rôl wirfoddoli. Byddwn yn cysylltu â'r gwirfoddolwr i drafod y rôl a'u profiad a'u hamgylchiadau yn fanylach.

Nid ydym yn casglu mwy o wybodaeth nag sydd ei hangen arnom i gyflawni ein dibenion datganedig ac ni fyddwn yn ei chadw am fwy o amser nag sy'n angenrheidiol.

Pa ddata sydd gan Sustrans ar wirfoddolwyr?

Ar hyn o bryd rydym yn cadw manylion cyswllt gwirfoddolwyr, gan gynnwys cyfeiriad e-bost a rhif ffôn, cyfeiriad post, yn ogystal â gwybodaeth am y rôl wirfoddoli, gwirfoddoli a gynhaliwyd, hyfforddiant a gwblhawyd ac unrhyw ddigwyddiadau cenedlaethol a fynychwyd.

Efallai y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth ychwanegol arall lle bo angen. Mae hyn yn cynnwys manylion am faterion a godwyd fel rhan o'n gweithdrefn datrys problemau, materion diogelu ac unrhyw wybodaeth am gyflyrau iechyd a ddatgelir. Caiff y data hwn ei storio'n breifat ar eich cofnod yn ein system rheoli gwirfoddolwyr ac mae mynediad iddo wedi'i gyfyngu'n llwyr i gydweithwyr perthnasol.

Gwneud cais am swyddi gwag i wirfoddolwyr

Wrth wneud cais am gyfle gwirfoddoli Sustrans rydym yn gofyn am fanylion personol gan gynnwys enw a gwybodaeth gyswllt.

Rydym hefyd yn gofyn sut yr hoffai'r ymgeisydd gymryd rhan (mae hyn yn cynnwys y mathau o weithgareddau y mae ganddynt ddiddordeb ynddynt a'u hargaeledd), diddordebau, hobïau, sgiliau neu brofiad a manylion cyswllt canolwyr os oes angen. Bydd gan ein tîm recriwtio gwirfoddolwyr fynediad at y wybodaeth hon.

Yn unol â Deddf Cydraddoldeb 2010 a pholisi Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant Sustrans bydd ymdrechion yn cael eu gwneud drwy gydol y broses recriwtio i ddiwallu anghenion penodol unrhyw berson sy'n datgan anabledd neu gyflwr iechyd.

Bydd ceisiadau gwirfoddol yn cael eu storio ar system rheoli gwirfoddolwyr ddiogel Sustrans (Assemble) yn ystod y broses recriwtio. Unwaith y bydd angen gwiriadau wedi'u cynnal, bydd manylion y gwirfoddolwr yn cael eu storio ar Assemble a dim ond i gydweithwyr perthnasol y byddant ar gael.

Os cyflwynir ffurflen gais bapur, bydd ffurflen gais y gwirfoddolwr yn cael ei throsglwyddo i Assemble ac yna ei dileu/rhwygo.

Os byddwch yn aflwyddiannus, bydd eich manylion yn cael eu tynnu oddi ar Assemble ar unwaith.

Gwirfoddolwyr â chyflyrau iechyd

Os oes gan wirfoddolwyr neu ddarpar wirfoddolwyr gyflwr iechyd a allai effeithio ar eu gallu i gyflawni rhai agweddau ar eu rôl wirfoddoli, rydym yn eu hannog i ddweud wrthym amdano'n gyfrinachol. Hoffem weithio gyda gwirfoddolwyr i nodi ffyrdd o'u galluogi i gymryd rhan ym mhob gweithgaredd lle bo hynny'n bosibl.

Anogir gwirfoddolwyr ac ymgeiswyr am swyddi gwag i ddatgelu unrhyw gyflyrau iechyd a allai effeithio ar eu gallu i gyflawni tasgau yn gyfforddus. Unwaith y bydd y wybodaeth hon wedi'i datgelu, bydd cyfle i drafod, sefydlu a lliniaru unrhyw risgiau a allai godi. Gellir cytuno hefyd y gellir rhoi cymorth ac addasiadau rhesymol ar waith i alluogi gwirfoddolwyr i ymgymryd â thasgau yn ddiogel.

Cynhelir sgwrs i nodi addasiadau rhesymol drwy weithio drwy'r 'matrics addasiadau rhesymol'. Os bydd gwirfoddolwr presennol neu ymgeisydd llwyddiannus yn datgelu cyflwr iechyd, bydd copi electronig o'r 'matrics addasiadau rhesymol' yn cael ei storio'n ddiogel ar ein system rheoli gwirfoddolwyr a bydd ond yn hygyrch i'r cydweithwyr perthnasol.

Dylai'r gwirfoddolwr roi caniatâd penodol drwy e-bost i'n galluogi i rannu gwybodaeth am y cyflwr/cyflyrau) iechyd gyda gwirfoddolwyr, cydweithwyr neu drydydd parti priodol y gallai fod angen iddynt gefnogi unrhyw addasiadau y cytunwyd arnynt.

Bydd copïau papur o'r 'matrics addasiadau rhesymol' yn cael eu torri.

Bydd nodyn diogel, preifat yn cael ei wneud ar record y gwirfoddolwr yn ein system rheoli gwirfoddolwyr sy'n cofnodi unrhyw ganlyniadau y cytunwyd arnynt yn ystod y sgyrsiau a gynhelir. Dim ond cydweithwyr perthnasol fydd yn cael mynediad at y wybodaeth hon.

Monitro amrywiaeth

Gofynnir i wirfoddolwyr hefyd ddarparu gwybodaeth am amrywiaeth fel rhan o'r broses ymgeisio, yn ystod ein harolwg gwirfoddolwyr bob dwy flynedd a byddant yn cael y dewis i ddiweddaru hyn yn ystod eu hamser yn gwirfoddoli gyda ni. Nid yw hyn yn orfodol ac ni fydd dewis peidio â darparu'r wybodaeth hon yn effeithio ar unrhyw geisiadau.

Mae'r data hwn yn cael ei dynnu a'i brosesu ar wahân i fanylion y cais ac ni fydd yn cael ei ddefnyddio mewn cysylltiad â'r cais. Bydd unrhyw wybodaeth a roddwch yn cael ei defnyddio i fonitro ac adrodd ar ystadegau amrywiaeth yn unig.

Proses dewis swyddi gwag gwirfoddolwyr

Bydd y cydweithiwr sy'n recriwtio gwirfoddolwr yn cyflwyno ceisiadau ar y rhestr fer os oes angen.

Byddwn yn cysylltu â'r ymgeiswyr ar y rhestr fer a bydd cyfweliad anffurfiol yn cael ei gynnal. Mae hyn yn rhoi cyfle i archwilio gyda phob unigolyn os yw'r rôl yn iawn iddyn nhw.

Bydd nodiadau a wneir yn y cyfarfod hwn yn cael eu storio'n ddiogel hyd nes y bydd penderfyniad wedi'i wneud, yna bydd unrhyw wybodaeth berthnasol yn cael ei hychwanegu at gofnod rheoli gwirfoddolwyr yr ymgeisydd llwyddiannus cyn cael ei ddileu/ei dorri.

Gellir cynnig cyfnod prawf os yw'r naill barti neu'r llall yn ansicr a yw'r lleoliad yn iawn i'r unigolyn.

Gwiriadau diogelu

Efallai y bydd angen geirdaon a gwiriadau datgelu gan ymgeiswyr llwyddiannus yn dilyn y broses o ddewis rôl gwirfoddolwyr.

Bydd pa wiriadau a nifer y gwiriadau a gynhelir yn dibynnu ar gyfrifoldebau'r rôl wirfoddoli.

Cyfeirnodau

Rydym yn argymell bod un geirda ar gael ar gyfer ymgeiswyr ar gyfer rolau gwirfoddol sy'n cynnwys y canlynol:

• Ymdrin â data ar ein rhan
• Goruchwylio plant, pobl ifanc neu oedolion bregus
• Trefnu gweithgareddau grŵp ar ran Sustrans
• Cynrychioli Sustrans yn gyhoeddus yn ffurfiol

Pan wneir geirda, dim ond data ffeithiol a geisir, megis dyddiadau cyflogaeth neu am ba hyd y mae'r unigolyn wedi bod yn hysbys i'r dyfarnwr, a chyfrifoldebau allweddol ei rôl neu'r sgiliau a ddangoswyd.

Gwiriadau datgelu

Mae rhai o'n rolau yn cynnwys gwirfoddoli gyda phobl o dan 18 oed. Os yw hyn yn wir am y rôl rydych yn gwneud cais amdani, cynhelir gwiriad Datgelu Uwch naill ai drwy'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS), AccessNI neu Disclosure Scotland.

Mae'r gwiriad datgelu yn orfodol a bydd y cynnig gwirfoddoli yn amodol ar ddychwelyd boddhaol o'r corff perthnasol.

Mae gwiriadau datgelu yn ofyniad cyfreithiol sy'n ein galluogi i gadw at ein cyfrifoldebau diogelu, y rhai rydym yn gweithio gyda nhw a'r rhai yr ydym yn dod i gysylltiad â nhw drwy ein gwaith.

Mae angen gwiriadau datgelu ar gyfer gwirfoddolwyr y mae eu gweithgareddau'n cynnwys:

• cyswllt heb oruchwyliaeth â phlant neu bobl ifanc
• Goruchwylio * cyswllt â'r un plant neu bobl ifanc yn rheolaidd (unwaith y mis neu fwy).

*Gellid goruchwylio gwirfoddolwyr neu blant/pobl ifanc. Mewn lleoliad ysgol, y mae angen ei oruchwylio'n aml yn cael ei bennu gan yr ysgol berthnasol.

Nid oes angen gwiriad datgelu ar wirfoddolwyr Sustrans i wirfoddoli gydag oedolion sydd mewn perygl. Mae hyn oherwydd nad oes unrhyw gyfrifoldebau gwirfoddoli yn cynnwys unrhyw un o'r gweithgareddau a reoleiddir, felly ni fyddai'n gyfreithlon i ni gynnal gwiriad datgelu.

Datganiad euogfarnau troseddol

Bydd euogfarnau heb eu disbyddu yn cael eu hystyried wrth asesu addasrwydd darpar wirfoddolwr ar gyfer rôl yn Sustrans. Fodd bynnag, ni fydd hyn o reidrwydd yn atal rhywun rhag gwirfoddoli gyda Sustrans.

Mae gwybodaeth am euogfarnau troseddol a throseddau honedig yn cael eu hystyried yn ddata personol cyfrinachol ac felly, fel rheol gyffredinol, ni ddylid ei chofnodi.

Os datgelir euogfarnau neu honiadau a allai effeithio ar addasrwydd gwirfoddolwr ar gyfer eu rôl, cofnodir y wybodaeth hon ar y gronfa ddata gwirfoddolwyr, gyda mynediad wedi'i gyfyngu'n llwyr i aelodau staff awdurdodedig.

Proseswyr systemau a data

Rydym yn defnyddio nifer o systemau meddalwedd arbenigol lle gellir storio data gwirfoddolwyr ac sy'n cefnogi cyfranogiad gwirfoddolwyr gyda Sustrans.

Rydym yn cadw manylion gwirfoddolwyr ar ein system rheoli gwirfoddolwyr am bum mlynedd ar ôl i chi roi'r gorau i wirfoddoli gyda ni, ond byddwn yn dileu eich manylion o offer rheoli gwirfoddolwyr eraill yn ddi-oed.

Storio data gwirfoddolwyr

Ein system rheoli gwirfoddolwyr yw'r lleoliad craidd ar gyfer cofnodi gwybodaeth am ein gwirfoddolwyr a'n timau gwirfoddol, ochr yn ochr â'n gwybodaeth am gefnogwyr a rhoddwyr.

Lle mae unigolyn yn gefnogwr ac yn wirfoddolwr, mae ganddo gofnod rheoli gwirfoddolwyr a chronfa ddata cefnogwyr ehangach.

Mae'r meysydd data gwirfoddol yn cynnwys:

• Manylion personol: teitl, enw, cyfeiriad, e-bost, rhif ffôn
• Gwybodaeth am gynnwys gwirfoddolwyr: rhanbarth/cenedl, rôl(au) a gyflawnir, prosiectau sy'n ymwneud â, enwau goruchwyliwr cydweithiwr, is-adran llwybrau a gwmpesir (lle bo'n berthnasol)
• dyddiadau allweddol: dyddiad cychwyn, sefydlu, proses gwirio datgeliad
• Gwybodaeth Gyfathrebu: dull cyswllt dewisol, postio optio i mewn, cofnod o gyfnewidfeydd cyfathrebu allweddol sy'n cael eu gwneud
• Gwybodaeth tîm: enw tîm, cydlynydd tîm neu wybodaeth gyswllt allweddol, enwau aelodau'r tîm
• meysydd eraill: rhif adnabod unigryw, hyfforddiant a dderbyniwyd, presenoldeb digwyddiadau cenedlaethol, sgiliau proffesiynol.

Mapio ar-lein

Cyflwynir data am ffiniau timau gwirfoddol a pha wirfoddolwyr sydd o fewn pob tîm yn ein mapio ArcGIS. Mae hyn yn golygu bod data'n cael ei allforio o'r gronfa ddata yn rheolaidd a'i fewnforio i ArcGIS.

Mae'n caniatáu i gydweithwyr sy'n cwmpasu ardaloedd daearyddol mawr drefnu gwirfoddolwyr yn dimau, a nodi ble maent yn gorwedd mewn perthynas â thimau eraill. Mae'r data hwn wedi'i gyfyngu i gydweithwyr perthnasol.

Suslearn for Volunteers: Moodle llwyfan hyfforddi ar-lein

Mae Suslearn for Volunteers yn blatfform hyfforddi ar-lein gyda chyrsiau ar gael i wirfoddolwyr Suslearn. Caiff gwirfoddolwyr eu dilysu ar Suslearn for Volunteers ar ôl cael eu hychwanegu at ein system rheoli gwirfoddolwyr ddiogel.

Yn dilyn dilysu, byddant yn derbyn e-bost yn eu hannog i greu eu cyfrinair diogel, unigryw eu hunain er mwyn cael mynediad i'r platfform.

Proses hawlio costau

Er mwyn hawlio treuliau, rhaid i wirfoddolwyr lenwi hawliad costau gwirfoddoli ar ein system rheoli gwirfoddolwyr.

I gyflwyno hawliad, mae angen i chi ddarparu eich manylion banc gan ddefnyddio'r ffurflen sefydlu taliad gwirfoddolwyr. Dim ond unwaith y flwyddyn y bydd angen i chi wneud hyn, neu os bydd eich manylion banc yn newid.

Mae'r ffurflen yn cynnwys gwybodaeth gyswllt, manylion banc, disgrifiad o'r gost a'r swm sy'n cael ei hawlio.

Mae'r data yn cael ei gofnodi a'i storio ar y gronfa ddata cyllid a bydd unrhyw gopïau o'r ffurflen wedyn yn cael eu dileu. Bydd cofnod cyllid gwirfoddol yn cael ei ddileu ar ôl blwyddyn heb hawliadau, neu pan fydd gwirfoddolwr yn dod â'i leoliad i ben.

Bydd hawliadau dilynol o fewn yr un flwyddyn ond yn gofyn am ffurflen hawlio treuliau gyda manylion yr hawliad a derbynebau TAW cyfatebol.

Pan ddaw cyfranogiad gwirfoddolwyr i ben

Cedwir data ar ein system rheoli gwirfoddolwyr am hyd at bum mlynedd ar ôl i unigolyn ddod â'i gyfranogiad gwirfoddol i ben.

Mae hyn er mwyn i ni allu cyfeirio'n ôl yn nes ymlaen os oes angen, megis os bydd rhywun a arferai fod yn wirfoddolwr neu at ddibenion yswiriant yn gofyn am eirda.

Mae unrhyw ddata a allforiwyd o'r system rheoli gwirfoddolwyr yn cael ei chadw'n ddiogel a'i ddinistrio unwaith y bydd ei ddiben uniongyrchol wedi'i gyflawni.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau am sut rydym yn trin eich gwybodaeth, cysylltwch â volunteers-uk@sustrans.org.uk