Yn ystod y misoedd diwethaf mae Megan Streb, un o'n Rheolwyr Partneriaethau, wedi cefnogi awdurdodau lleol i wneud newidiadau i'w gofod ffordd mewn cynlluniau a ariennir drwy Gronfa Teithio Llesol Brys y llywodraeth. Mae ei gwaith wedi canolbwyntio'n benodol ar ymgysylltu â rhanddeiliaid. Yma mae Megan yn myfyrio ar ei phrofiad, a pha wersi y gallwn ni i gyd eu cymryd i ffwrdd, wrth i awdurdodau lleol gael eu hannog i wneud mwy o ymgysylltu â'r cynlluniau nesaf sy'n dod ymlaen.
Mae gwrando ar ystod eang o randdeiliaid yn hanfodol i newidiadau effeithiol i ofod ffyrdd.
Mae wedi bod yn gyfnod cyffrous iawn i dimau trafnidiaeth awdurdodau lleol, er ei fod yn un prysur.
Pan gyhoeddodd y llywodraeth ei Chronfa Teithio Llesol Brys ym mis Mai, dywedwyd wrth gynghorau ledled y wlad am weithredu newidiadau ar unwaith i'w gwneud yn haws i bobl gerdded, beicio a chadw pellter cymdeithasol.
Roedd hyn yn golygu bod y prosesau ymgynghori arferol y mae awdurdodau lleol yn mynd drwyddi ar gyfer cynlluniau newid ffyrdd yn amhosib.
Ond mae ymgysylltu wedi bod yn allweddol o hyd, yn enwedig o ran deall ymatebion pobl i gynlluniau dros dro ac wrth feddwl am yr hyn a allai weithio'n fwy parhaol.
Daeth dau awdurdod lleol â mi i weithio gyda nhw yn ystod y cyfnod hwn. Mae fy ngwaith wedi canolbwyntio ar helpu i gyflymu eu gweithgareddau tra'n cynnal lefelau da o ymgysylltu.
Dyma beth rydw i wedi'i ddysgu drwy'r rhaglen.
1. Mae awdurdodau lleol yn cael eu gyrru gan brosesau ac mae angen cofleidio hyn
Mae awdurdodau lleol yn sefydliadau mawr, felly mae angen prosesau, systemau a ffyrdd o weithio arnynt sy'n galluogi cysondeb ac effeithlonrwydd ar draws eu gwaith.
Fodd bynnag, roedd cyflwyno'r Gronfa Teithio Llesol Brys yn golygu bod yn rhaid i awdurdodau lleol yn sydyn wneud pethau'n wahanol.
Roedd hyn yn anodd i rai oherwydd nad oedd y systemau a'r prosesau oedd ganddynt ar waith wedi'u hadeiladu gyda chyflwyniad cyflym neu bellter cymdeithasol mewn golwg.
Wrth i bethau ddechrau symud yn gyflym, roedd potensial i bethau fynd ar goll ar hyd y ffordd.
Roedd hyblygrwydd yn allweddol ar gyfer y cam cyntaf hwnnw.
Arweiniais sgyrsiau cychwynnol gyda chynrychiolwyr rhanddeiliaid allweddol ar faterion ac egwyddorion cyffredinol cyn i unrhyw un o'r cynlluniau gael eu cynllunio, gan sicrhau bod y rheini'n cael eu rhannu ar draws y tîm.
Fe wnaethom ddatblygu ffyrdd newydd o sicrhau bod pobl yn cael eu clywed drwyddi draw, a bod eu meddyliau'n cael eu cofnodi, yn enwedig ar ôl i gynlluniau dros dro fod yn fyw a bod pobl yn gallu gweld sut le oedden nhw.
Gofynnon ni i bobl roi ystod o adborth - gan gynnwys awgrymiadau am addasiadau bach - yn ogystal â'u rhesymau dros gefnogi neu wrthwynebu.
Cofleidiodd awdurdodau lleol offer digidol newydd i gasglu adborth ehangach gan y cyhoedd, ymhell cyn rhannu dyluniadau'r cynllun.
Nawr bod cam nesaf y Gronfa Teithio Llesol arnom ni, mae cyfleoedd i wreiddio'r ffordd newydd hon o wneud pethau.
Nawr yw'r amser i edrych ar systemau a phrosesau sefydliadau a'u diwygio, er mwyn integreiddio ymgysylltiad rhanddeiliaid o'r math hwn yn well i fframweithiau rheoli prosiectau a ffyrdd pobl o weithio.
2. Mae cyfathrebu ac ymgysylltu â rhanddeiliaid yn digwydd ar y ffordd, felly mae'n rhaid ei ffactorio'n syth
Daeth yn amlwg pa mor bwysig yw hi i sicrhau bod pawb sy'n gweithio ar brosiect yn gwbl ymwybodol o negeseuon allweddol o ddechrau prosiect o'r cychwyn cyntaf.
Wrth i sgyrsiau gyda chynghorwyr neu fusnesau lleol ddigwydd yn gynnar iawn, fe ddigwyddodd rhai cyn cytuno ar negeseuon allweddol.
Dyna pam ei bod yn hanfodol meddwl am gyfathrebu o ddechrau prosiect – pan mai dim ond hedyn syniad ydyw.
Mae angen i negeseuon allweddol gytuno'n gynnar, a sicrhau prynu i mewn ymhlith tîm y prosiect.
Mae hyn yn sicrhau cysondeb ym mhob sgwrs, yn osgoi negeseuon cymysg, ac yn sicrhau bod swyddogion yn teimlo eu bod yn cael eu cefnogi i gael y sgyrsiau hynny.
Gall hefyd helpu timau i fod yn hyderus nad ydynt yn or-addawol ar ddechrau'r prosiect, a theimlo'n gallu cael y sgyrsiau cynnar sy'n tynnu sylw at faterion a phryderon allweddol cyn i brosiect gael ei ddylunio.
3. Mae rôl ar gyfer straeon personol ochr yn ochr â'r data
Sylwais ar ddifrifoldeb ymhlith rhai timau i rannu straeon personol pobl.
Weithiau roedd hyn oherwydd mai dim ond yn eu briffiau yr oedd cynghorwyr erioed wedi gofyn am stats yn eu briffiadau yn y gorffennol. Neu oherwydd nad oedd swyddogion am ddatgelu unigolion yn bersonol i unrhyw adlais o amgylch y cynllun.
Ond mae straeon unigolion yn dod â phrosiect yn fyw.
Mae straeon yn dangos yr hyn y mae pobl yn ei brofi, p'un a yw'n tynnu sylw at faterion cyn eu gweithredu, gan nodi pam mae angen gwelliannau neu ddangos effaith cynllun.
Yn ogystal, mae rhannu adborth dienw unigolion yn dangos eich bod yn gwrando. Gellir rhannu'r adborth â rhanddeiliaid fel eu bod yn gweld yr ystod o safbwyntiau rydych chi wedi'u clywed.
Mae data ac ystadegau yn hanfodol, ond gall straeon ddod â naws ac adlewyrchu barn a phrofiad unigolion yn well.
4. Rhaid i ymgysylltu â rhanddeiliaid fynd y tu hwnt i'r rhai a ddrwgdybir arferol
Mae'n debygol y bydd gan dimau sy'n gweithio ar gynlluniau teithio llesol restr safonol o randdeiliaid - y grŵp beicio lleol, y grŵp hygyrchedd lleol, cynghorwyr, gweithredwyr bysiau, ac ati.
Ond roedd llawer o gynlluniau'r Gronfa Teithio Llesol Brys yn debygol o effeithio ar grŵp llawer ehangach o bobl:
- Pobl yn cario siopa
- pobl yn gwthio bygi dwbl ac yn ceisio cadw i fyny gyda phlentyn pump oed ar sgwter
- pobl sydd ond yn beicio dolenni mewn parc oherwydd nad yw'n teimlo'n ddiogel ar y ffordd
- pobl nad ydynt yn gymwys i gael Bathodyn Glas ond sydd angen lle i orffwys os ydynt yn cerdded yn rhy bell
- a llawer mwy!
Mae'n bwysig wrth gynllunio ymgysylltiad â rhanddeiliaid ein bod yn meddwl y tu hwnt i'r rhai sydd dan amheuaeth arferol.
Mae'n hanfodol gwirio a diweddaru'r rhestr rhanddeiliaid bresennol i sicrhau ei bod yn cynnwys pawb yr effeithir arnynt wedi cael eu hystyried.
Mae'n rhaid i ni fwrw'r ymgysylltiad yn eang, p'un a ydym yn cynnal cyfweliadau, yn cydosod grwpiau ffocws, neu'n defnyddio teclyn fel Commonplace.
Mae gwrando ar ystod eang o safbwyntiau yn hanfodol wrth i ni ddatblygu'r rownd nesaf o brosiectau.
Mae'n hanfodol gwneud llawer o wrando, cofleidio amrywiaeth, a gofyn i bobl sut beth yw bod yn eu hesgidiau.
5. Nid yw pawb yn y tîm yn dechrau o'r un lle o ran ymgysylltu â rhanddeiliaid
I rai aelodau o dîm prosiect, gall y math hwn o ymgysylltiad fod yn newydd.
Efallai nad yw'n rhywbeth y mae angen iddynt ei wneud ar brosiectau y maent wedi gweithio arnynt yn y gorffennol.
Felly mae angen rhannu arfer gorau o fewn y tîm, a chynnig hyfforddiant a chefnogaeth.
Mae'n hanfodol rhoi cymorth i swyddogion ar ddechrau cynllun i ystyried y ffordd orau o ymgysylltu â rhanddeiliaid gwahanol.
Gall rhestrau gwirio a fframweithiau rheoli prosiect ychwanegu strwythur lle mae angen hyn. A bydd ysgrifennu canllawiau Holi ac Ateb yn gynnar yn helpu i lywio sgyrsiau neu ymatebion i e-byst.
Mae Sustrans yma i helpu
Fel y dywedais, mae wedi bod yn gyfnod cyffrous i dimau trafnidiaeth awdurdodau lleol, er ei bod wedi bod yn her gweithio ar gyflymder!
Ond nid oes angen i awdurdodau lleol fynd ar eu pennau eu hunain wrth ddylunio, gweithredu neu ymgymryd â chynlluniau cerdded a beicio newydd.
Os hoffech ddarganfod sut y gallai Sustrans eich cefnogi, cysylltwch â'ch swyddfa Sustrans leol. Rydyn ni yma i helpu.
